CIRCULAR 0003 DE 2019
(octubre 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
| PARA: | GOBERNADORES, ALCALDES DISTRITALES, METROPOLITANOS Y MUNICIPALES, Y JEFES DE CONTROL INTERNO DE ENTIDADES TERRITORIALES O QUIEN HAGA SUS VECES |
| DE: | CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN |
| ASUNTO: | PROCESO DE EMPALME ENTRE MANDATARIOS ENTRANTES Y SALIENTES. |
Cumplimiento Ley 951 de 2005, Régimen de Contabilidad Pública y "Cierre Exitoso de Gobiernos Territoriales"
Respetados y distinguidos servidores públicos:
El Contador General de la Nación, en desarrollo de sus competencias constitucionales y legales y en observancia de lo establecido en la Ley 951 de 2005 y el Régimen de Contabilidad Pública, se permite recordar la obligatoriedad de elaborar acta administrativa que contiene el informe de gestión y que se debe entregar dentro del proceso integral de empalme por parte de los actuales gobernadores y alcaldes distritales, metropolitanos y municipales, que permitan dar cumplimiento del "Cierre Exitoso de Gobiernos Territoriales".
Al efecto, se deberá cumplir con los siguientes apartes:
1. ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME CONTABLE CUANDO SE PRODUZCA CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL
El informe contable que se debe elaborar cuando se produzca cambio de representante legal en las entidades, sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, hace parte del informe de gestión establecido en la normativa vigente, y se refiere al detalle pormenorizado sobre la situación financiera de la entidad dentro de la cual se incluye el sistema contable.
Al separarse de su cargo, el representante legal, con el apoyo del contador público de la entidad, deberá presentar un informe sobre los asuntos de su competencia a quien lo sustituya en sus funciones, con el propósito de evidenciar el estado del proceso contable y de los sistemas que lo soportan, para garantizar el normal desarrollo de este.
Para tal propósito, informará sobre el cumplimiento de las políticas y estándares de seguridad de la información relacionada con los aplicativos que soportan el proceso contable, así como el estado, funcionamiento y adecuación de los mismos.
Respecto del funcionamiento y adecuación del sistema de información, es importante que se tenga en cuenta, la existencia de los sistemas integrados de información financiera país, ejemplo, el Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías-SPGR que hace parte de los sistemas contables en las entidades territoriales.
Así mismo, se deberá confirmar y confrontar el sistema documental contable con el fin de garantizar su inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservación de la información financiera, así como la entrega de los documentos contables, esto es, soportes, comprobantes y libros de contabilidad.
En el informe se deberá dejar evidencia documentaría de los siguientes aspectos:
a. La estructura del área financiera y contable de la entidad, que permita cumplir con las obligaciones y los requerimientos normativos del Régimen de Contabilidad Pública.
b. El estado actual de la situación de los sistemas de información que soportan el proceso contable.
c. La entrega formal al nuevo representante legal del usuario y clave institucional del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).
d. El estado de los libros de contabilidad, principales y auxiliares, a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones registradas.
e. Los temas pendientes de resolver con la Contaduría General de la Nación relacionados con reportes de información, consultas, atención de requerimientos, entre otros.
f. La realización y reconocimiento de los cálculos actuariales, cuando haya lugar a ello, y el detalle de los recursos destinados para el pago de estos pasivos. En caso de no contar con información sobre los cálculos aduanales, se debe evidenciar si se está realizando el estudio respectivo o si se conoce el estado de esta obligación.
g. La Identificación, valoración y registro de las situaciones especiales que afectan los procesos litigiosos y reclamaciones en contra y a favor de la entidad.
h. La relación de los fondos sin personería jurídica a cargo de la entidad.
i. La relación de los recursos entregados en administración.
j. La información detallada de las situaciones y hechos económicos pendientes de resolver en materia contable.
k. El cumplimiento en materia de registro y reporte del Boletín de Deudores Morosos del Estado, cuando haya lugar.
l. La descripción del avance de la ejecución de planes de mejoramiento suscritos con organismos de control, si existen.
m. El acto administrativo mediante el cual se aprobó el Comité de Sostenibilidad Contable y los demás a que haya lugar en los que interviene el Contador de la entidad y que hagan parte del proceso contable.
n. Los temas tratados en los Comités de Sostenibilidad Contable realizados durante el año 2019 y los compromisos pendientes de cumplir en la fecha de entrega del cargo.
El informe, además, deberá estar soportado con lo siguiente:
1) El juego completo de estados financieros elaborados para cada año del periodo de gobierno del mandatario saliente, con cortes a 31 de diciembre, correspondiente a los años de 2016 a 2018, conforme a la regulación contable vigente expedida por la Contaduría General de la Nación para cada año.
2) Los informes financieros y contables mensuales del año 2019, incluyendo el del corte a 30 de noviembre.
3) Los informes de evaluación de control interno contable, realizados para cada uno de los periodos contables por los años 2016 a 2018, y para el año 2019 con corte parcial a 30 de noviembre.
4) Los informes de las auditorías a los estados financieros de la entidad practicados por la respectiva Contraloría, correspondientes a los años del 2016 al 2018.
5) E documento que compile las políticas contables establecidas por la entidad en observancia y cumplimiento del marco normativo contable que aplique.
6) La certificación en línea, generada a través del sistema CHIP, del reporte de las categorías de información enviadas a la CGN, correspondientes al último periodo anual y al último periodo trimestral anterior a la fecha del cambio de representante legal, es decir, diciembre de 2018 y septiembre de 2019 respectivamente.
Los estados financieros y los informes financieros y contables mensuales deberán ser firmados por el Representante Legal y el Contador Público de la entidad, incluyendo los datos correspondientes de identificación (nombres, apellidos, cédula) y para el Contador Público, el número de la tarjeta profesional.
Cuando no se disponga de los documentos relacionados en los numerales del 1) al 5) se deberán anexar los correspondientes al último periodo anual o al último periodo mensual según corresponda, que hayan sido presentados, y se dejará constancia de los hechos o circunstancias que impidieron la disposición de la información a que hacen referencia dichos numerales.
2. REPORTE DE LA INFORMACIÓN
Para efectos del reporte de información, todas las entidades públicas del orden territorial en las que se producirá cambio de representante legal aplicarán el procedimiento correspondiente y reportarán en las fechas establecidas por la Contaduría General de la Nación.
El reporte y certificación de la información financiera de la entidad a la Contaduría General de la Nación, le corresponde al representante legal y contador público que se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento del envío a través del sistema CHIP, no obstante que esta se refiere al periodo contable inmediatamente anterior en el cual los firmantes no eran titulares del cargo.
Así mismo, se actualizarán los datos básicos de la entidad en el sistema CHIP en lo correspondiente al nuevo representante legal y contador público, si es el caso para este último), así como,os demás datos a que haya lugar.
Adicionalmente, en el acta de empalme se deberá incluir los siguientes informes:
De conciliación de las operaciones recíprocas con corte a septiembre 30 de 2019, en especial las generadas con el Sistema General de Regalías y el Sistema General de Participaciones.
De transmisión del reporte del Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME), con corte a noviembre 30 de 2019 a través del sistema CHIP. Los jefes de las Oficinas de Control Interno o quienes hagan sus veces en cada administración territorial, dentro del ámbito de sus competencias y funciones y en el momento de su intervención legalmente establecida, deberán velar por la correcta y oportuna aplicación del proceso de empalme en las gobernaciones, alcaldías distritales, metropolitanas y municipales.
Tratándose de una obligación establecida en la Ley 951 de 2005, la inobservancia u omisión de las directrices contenidas en la presente Circular posibilitará la iniciación de acciones disciplinarias conforme a lo determinado en el artículo 15 de la misma norma, que dispone:
"Cuando el servidor público saliente se abstenga de realizar la entrega del Informe de los asuntos y recursos a su cargo, en los términos de esta ley, será requerido por el órgano de control interno correspondiente, para que en un lapso de quince (15) días, contados a partir de la fecha de su separación, cumpla con esta obligación.
Parágrafo. El servidor público saliente que dejare de cumplir con esta disposición será sancionado disciplinariamente en los términos de ley".
En igual sentido, y conforme a lo establecido en el numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, se considera como falta gravísima de todo servidor público:
"No dar cumplimiento Injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones proferidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz".
Teniendo en cuenta que es deber de los servidores públicos acatar y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución Política de Colombia, la Ley, y demás actos administrativos emitidos por funcionario competente, la Contaduría General de la Nación, reitera la necesidad de cumplir y observar las directrices contenidas en esta Circular, de modo tal que prescindir o excluir el proceso de empalme entre las administraciones salientes y entrantes podrá generar las consecuencias disciplinarias previstas en la normativa legal vigente sobre el particular, que podrán extenderse a los jefes de control interno por el incumplimiento de sus deberes funcionales.
La presente Circular se expide en concordancia con la política pública del Gobierno nacional establecida en el documento "Cierre Exitoso de Gobiernos Territoriales", que encontrarán en la siguiente dirección electrónica: '
https://colaboracion.dnp.qov.co/CDT/Desarrollo%20Terntorial/Portal%20Territorial/NuevosMandatarlos/Gu%C3%ADa%20Cierre%20Exitoso%20Gobiernos%20Territoriales.pdf. Este documento contiene la hoja de ruta que facilitará los cierres exitosos de gobierno de los actuales mandatarios, así como las guías que incluyen información detallada sobre elaboración de informes de gestión, rendición de cuentas y proceso de empalme entre las administraciones salientes y los nuevos gobiernos, en virtud de una política y esfuerzo de gobierno que lidera el señor Presidente de la República, con el propósito de fortalecer la administración pública y poder generar una buena práctica de construir sobre lo construido.
Lo anterior, sin perjuicio de las directrices que al respecto formulen la Procuraduría General de la Nación (PGN) y la Contraloría General de la República (CGR), en el marco de sus competencias constitucionales y legales.
Cordial saludo,
PEDRO LUIS BOHÒRQUEZ RAMÌREZ
Contador General De La Naciòn
