CONCEPTO 634781 DE 2023
( )
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
CONSULTA – ACCESO A HISTORIAS CLÍNICAS, PERSONAL EN FORMACIÓN
CONSULTA
“El XXXXXXXXXXXX, es una institución de salud que cuenta con convenios de docencia servicio, teniendo escenarios de práctica para programas de pregrado en salud (Medicina, Enfermería, Piscología, Trabajo Social y Terapia Ocupacional) y programas de formación para auxiliares de enfermería, adicionalmente se encuentra en proceso de alistamiento para presentación ante el Ministerio con el objetivo de ser reconocidos como hospital universitario.
Teniendo en cuenta esas consideraciones y debido a las actividades propias de la formación llevada a cabo por los mencionados programas surge el siguiente interrogante, ¿se pueden crear usuarios para acceso y registro en historias clínicas por parte de este personal en formación?
Agradezco se emita concepto frente al particular con el fin de contar con un soporte legal que pueda servir de herramienta para el manejo de esta situación”.
MARCO NORMATIVO
-- Decreto 780 de 2016
-- Ley 100 de 1993
-- Decreto 1080 de 2021
-- Ley 23 de 1981
-- Resolución 1995 de 1999
DESARROLLO DE LA CONSULTA Y CONCLUSIONES
Frente a su solicitud es preciso indicar que las precisiones a emitir en la presente comunicación responden a un análisis general de las normas aplicables y no implican clase alguna de asesoría, puesto que dentro de las competencias de la entidad no se encuentra la de resolver casos particulares.
De acuerdo con lo anterior, se hace necesario hacer algunas precisiones sobre la Historia Clínica y la normatividad que la regula, así las cosas, se tiene que el artículo 34 de la Ley 23 de 1981 la define así:
“Artículo 34. La historia clínica es el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la Ley”.
A su vez, el artículo 2.8.1.5.4 del Decreto 780 de 2016 contempla la siguiente definición de que se encuentra sometida a reserva:
“Artículo 2.8.1.5.4 Historia clínica. La historia clínica es el registro obligatorio de las condiciones de salud de la persona, como tal es un documento privado sometido a reserva, por lo tanto, únicamente puede ser conocido por terceros, previa autorización de su titular o en los casos previstos por la ley”. (Subrayado fuera del texto).
Por su parte, la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud y Protección Social, además de definir la historia Clínica señala quienes podrán acceder a la inforación contenida en ella, en los siguientes términos:
“Artículo 1. Definiciones.
(…)
a) La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.
(…)”.
“Artículo 14. Acceso a la Historia Clínica. Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:
1) El usuario.
2) El Equipo de Salud.
3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
4) Las demás personas determinadas en la ley.
PARÁGRAFO. El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal”. (Subrayado fuera de texto).
En relación con la reserva de la historia clínica, la Honorable Corte Constitucional se pronunció mediante Sentencia T-265 de julio de 2020, con Magistrado Ponente doctor José Fernando Reyes Cuartas, exponiendo que "En síntesis, la historia clínica es un documento sometido a reserva. Sin embargo, excepcionalmente es posible que terceros conozcan su contenido cuando: (i) han obtenido la autorización del titular, (ii) existe orden de autoridad judicial competente, (iii) los familiares del titular del dato, cuando acrediten ciertos requisitos, o (iv) individuos que, por razón de las funciones de cumplen en el sistema de seguridad social en salud, tienen acceso a ella. Por lo tanto, la circulación de datos contenidos en la historia clínica para fines distintos a los descritos, viola la reserva de la información y el derecho a la intimidad del paciente."
Como se observa de la normativa y jurisprudencia antes citada, se concluye que, la historia clínica es un documento privado sometido a reserva en el que se consignan los datos relacionados con las condiciones de salud de un persona y al cual, eventualmente, pueden tener acceso los terceros, bien sea porque han obtenido la autorización del titular de la historia; porque forman parte del equipo de salud(12) que le ha brindado atención al paciente; o bien por tratarse de autoridades judiciales y de salud que en desarrollo de sus competencias así lo requieran. Es de señalar que, en todos los casos, el acceso al mencionado documento solamente puede tener lugar para los fines que de acuerdo con la ley resulten pertinentes.
Ahora bien, frente al talento humano en salud en período de formación, el artículo 2.7.1.1.3 del Decreto 780 de 2016, establece que la relación docencia servicio en programas académicos del área de la salud, se rige por los principios estipulados en la Constitución Política, en las normas de educación y salud vigentes de la relación, así como por los siguientes principios:
“Artículo 2.7.1.1.3 Principios de la relación docencia-servicio. La relación docencia-servicio se regirá por los principios estipulados en la Constitución Política, en las normas de educación y salud vigentes y por los siguientes:
a) Preeminencia del interés social: La formación del talento humano en salud que se da en el marco de la relación docencia-servicio, tiene un fin social que debe primar sobre otras consideraciones y servir de límite y orientación para el diseño, ejecución y evaluación de las prácticas formativas.
b) Autorregulación: Las instituciones que participen en la relación docenciaservicio deben prever procesos, controles y mecanismos idóneos para asegurar el cumplimiento de los objetivos, principios y normas previstas en el presente capítulo, en los convenios docencia-servicio y en las demás normas que regulan las actividades de las instituciones educativas y las instituciones donde se desarrollen las prácticas.
c) Respeto a los derechos de los usuarios: La relación docencia-servicio se desarrollará asegurando el respeto de los derechos de los usuarios de las instituciones y servicios involucrados en dicha relación. En especial, se debe asegurar que la calidad de los servicios y la seguridad de los pacientes no se afecten negativamente por el desarrollo de las prácticas formativas. Todas las actividades asistenciales realizadas por los estudiantes en formación se realizarán bajo estricta supervisión del personal docente y/o del responsable de la prestación de los servicios, de conformidad con el Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad del Sistema de Seguridad Social en Salud.
d) Calidad: La relación docencia-servicio se desarrollará asegurando la calidad en las actividades que se realizan tanto en el ámbito académico como en el de la prestación del servicio, siguiendo los principios y normas de los Sistemas de Calidad de Salud y Educación.
e) Planificación: La relación docencia-servicio se construye a través de planes concertados de largo plazo, que integren los objetivos de formación, investigación, extensión y prestación de servicios, con estrategias, acciones e instrumentos que permitan el logro de los mismos, propiciando un monitoreo continuo de los avances y resultados.
f) Autonomía: La relación docencia-servicio se desarrollará en el marco de la autonomía de las instituciones participantes. Estos principios regirán las relaciones entre las partes involucradas en la relación docencia-servicio y, cuando sea del caso, guiarán la interpretación de las normas establecidas en el presente capítulo y la reglamentación complementaria”. (Subrayado fuera del texto).
Ahora bien, el artículo 2.7.1.1.10 del Decreto 780 de 2016, establece el carácter institucional de la relación docencia-servicio,
Artículo 2.7.1.1.10 Convenios docencia-servicio. La relación docencia servicio tiene carácter institucional y no podrá darse sin que medie la formalización de un convenio marco que se ajuste a lo establecido en el presente capítulo. Dicho convenio deberá contener como mínimo los siguientes ítems:
a) Objeto del convenio.
b) Vigencia del convenio.
c) Deberes y responsabilidades de forma clara y precisa de las partes en las áreas académica, científica, de servicios, financiera y administrativa.
d) Instancias, mecanismos y procesos de coordinación, control y solución de diferencias.
e) Garantías para usuarios, estudiantes y docentes y responsabilidades de las partes intervinientes frente a las mismas.
(…)
PARÁGRAFO 1. Cuando el escenario de práctica y la institución educativa tienen integración de propiedad, el documento donde se definan los lineamientos de la relación docencia-servicio, deberá contemplar los ítems establecidos en el presente artículo.
PARÁGRAFO 2. Los convenios docencia-servicio deberán articularse con las normas y reglamentos internos y académicos del escenario de práctica y de las instituciones educativas participantes, estableciendo las condiciones y procedimientos para la aplicación de los mismos en los casos relacionados con la relación docencia-servicio.
PARÁGRAFO 3. Las actividades realizadas por los estudiantes de programas académicos de pregrado que requieran ser registradas en la historia clínica del paciente u otros registros, deberán ser consignadas por el profesional responsable y respaldadas con su firma, nombre y registro profesional.
PARÁGRAFO 4. Los convenios docencia-servicio o prórrogas de los mismos que se suscriban con posterioridad al 1 de julio de 2010, se regirán en su totalidad por lo aquí dispuesto”. (Subrayado fuera del texto).
Por su parte, frente al acceso a la historia clínica, el Decreto 780 de 2016, indica:
“Artículo 2.7.2.2.1.1.21 Acceso a la historia clínica por auxiliares. El conocimiento que de la historia clínica tengan los auxiliares del médico o de la institución en la cual éste labore, no son violatorios del carácter privado y reservado de esta.
Artículo 2.7.2.2.1.1.22 Responsabilidad del médico por el acceso de sus auxiliares. El médico velará porque sus auxiliares guarden el secreto profesional, pero no será responsable por la revelación que ellos hagan.
Artículo 2.7.2.2.1.1.25 Historia Clínica como material de consulta. Las historias clínicas pueden utilizarse como material de consulta y apoyo a los trabajos médicos, con sujeción a los principios del secreto profesional, de la propiedad intelectual y de conformidad con la Ley y de conformidad con la Ley 1581 de 2012”.
De acuerdo con lo anterior, las actividades realizadas por los estudiantes de programas académicos de pregrado en salud que requieran ser registradas en la historia clínica del paciente, deberán ser consignadas por el profesional responsable y respaldadas con su firma.
