CONCEPTO 1125071 DE 2021
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE SALUD
CONSULTA - FUNCIONES, REGLAS Y FORMAS DE FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE GOBIERNO DE EPS.
1. CONSULTA
“1. ¿Cómo funcionan, cuáles son las funciones y que reglas aplican para el funcionamiento de los Comité de Gobierno de las EPS en Colombia?
2. ¿Según la estructura orgánica de las EPS, y para el caso de aprobación de estructura de la EPS, el organigrama de personal, hasta que nivel jerárquico de las mismas se debe pasar al Comité de Gobierno y someter para aprobación del mismo, la implementación o adopción de decisiones de la organización?
3. ¿Con relación al comité de riesgos y dada la baja oferta de epidemiólogos expertos en riesgos en salud en el mercado, que otros perfiles del área técnica pueden suplir esta especialidad y cubrir las funciones de estos profesionales?
4. En lo que respecta a las sesiones virtuales ¿Qué lineamientos se han emitido? ¿Es necesario que todos los integrantes estén en el territorio colombiano o solo basta con quede constancia de su conexión?
5. Frente al quórum para sesionar ¿cuáles son las reglas emitidas? ¿el quórum se debe calcular sobre el número mínimo de integrantes o sobre los existentes?
(…)”
2. MARCO NORMATIVO
Ley 1122 de 2007
Decreto 2462 de 2013
Decreto 1765 de 2019
Circular Externa 07 de 2017 de la Superintendencia Nacional de Salud
Circular Externa 04 de 2018 de la Superintendencia Nacional de Salud
3. DESARROLLO DE LA CONSULTA
Dispone el artículo 40, literal h) de la Ley 1122 de 2007 que corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud “Vigilar que las instituciones aseguradoras (…) del Sistema General de Seguridad Social en Salud adopten y apliquen (…) un Código de Conducta y de Buen Gobierno que oriente la prestación de los servicios a su cargo y asegure la realización de los fines de la presente ley”.
En línea con lo anterior, el artículo 6 del Decreto 2462 de 2013, modificado por el Decreto 1765 de 2019, indica que una de las funciones de esta Superintendencia es:
“40. Adelantar acciones de inspección, vigilancia y control para que las instituciones aseguradoras y prestadoras del Sistema General de Seguridad Social en Salud, adopten y apliquen un código de conducta y de buen gobierno que oriente la prestación de los servicios a su cargo y asegure la realización de los fines señalados en la ley”.
Adicionalmente, el numeral 27 del artículo 21 del Decreto 2462 de 2013, modificado por el Decreto 1765 de 2019, instaura como una de las funciones del Despacho del Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional “Ejercer inspección y vigilancia para garantizar que los sujetos vigilados adopten y apliquen un Código de Conducta y de Buen Gobierno de conformidad con lo previsto en la ley y en el presente decreto”; y el numeral 17 del artículo 22 del mismo decreto, modificado también por el Decreto 1765 de 2019, relaciona como una de las funciones de la Dirección de Inspección y Vigilancia para Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) el “Realizar actividades de inspección y vigilancia para garantizar que las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) o las que hagan sus veces, adopten y apliquen un Código de Conducta y de Buen Gobierno, de conformidad con lo previsto en la ley y los criterios y lineamientos establecidos por la Superintendencia”.
Así entonces, por medio de la Circular Externa 007 de 2017, la Superintendencia Nacional de Salud impartió una serie de recomendaciones para la implementación y la ejecución de mejores prácticas organizacionales (código de conducta y de buen Gobierno empresarial) para las Entidades Promotoras de Salud del régimen contributivo y subsidiado, Empresas de Medicina Prepagada y Servicio de Ambulancia Prepagada, vigiladas por esta entidad.
De otro lado, el artículo 2.5.2.3.1.3. del Decreto 780 de 2016, sustituido por el artículo 1 del Decreto 682 de 2018, define al Código de Conducta y Buen Gobierno en los siguientes términos:
“Código de Conducta y Buen Gobierno: normas, requisitos, mecanismos y procesos deliberados y sistemáticos que desarrollan las entidades para la gestión íntegra, eficiente y transparente de su dirección o gobierno. Está conformado por disposiciones de autorregulación voluntarias y algunas obligatorias establecidas por las entidades de control, las cuales deben ser difundidas ante los diversos públicos y grupos de interés, con el fin de generar confianza al interior y exterior de la entidad”.
Adicionalmente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.5.2.3.2.2. del mencionado Decreto 780, uno de los requisitos que deben allegar las nuevas entidades que deseen obtener la autorización de funcionamiento como EPS por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, es precisamente el Código de Conducta y Gobierno Organizacional, lo que evidencia la importancia de este documento en la creación y estructura de las EPS.
Así, a partir del artículo 2.5.2.3.4.1. del mismo Decreto 780 de 2016, sustituido por el Decreto 682 de 2018, se encuentran las disposiciones generales respecto del Gobierno Organizacional:
“Artículo 2.5.2.3.4.1. Del gobierno organizacional. Es el conjunto de normas, procedimientos y órganos internos aplicables a las entidades de que trata el artículo 2.5.2.3.1.2, mediante los cuales se dirige y controla la gestión de estas de conformidad con las disposiciones contenidas en el presente capítulo.
Artículo 2.5.2.3.4.2. Objeto del gobierno organizacional. El gobierno organizacional tendrá como objeto la adopción de mejores prácticas para garantizar que la gestión de las entidades se realice bajo los principios de transparencia, eficiencia, equidad, y propender por la calidad en la prestación de los servicios de salud centrados en el usuario; además proporciona herramientas técnicas y jurídicas que permitan el balance entre la gestión de cada órgano y el control de dicha gestión”.
En cuanto a la estructura organizacional de las entidades, el artículo 2.5.2.3.4.3., indica:
“Artículo 2.5.2.3.4.3. Estructura organizacional. Las entidades podrán constituirse bajo diversas formas jurídicas y tendrán como mínimo los siguientes tres (3) órganos de gobierno organizacional:
a) Máximo órgano social. Es la asamblea general o quien haga sus veces y puede variar su denominación según la naturaleza jurídica de la que se trate;
b) Órgano de administración o dirección. Es la junta directiva o quien haga sus veces y puede variar su denominación según la naturaleza jurídica de la entidad;
c) Órgano de control. Es la instancia funcional al interior de la entidad que vela por el cumplimiento de los principios de control interno y del Código de Conducta y Buen Gobierno. Se encarga de evaluar el desempeño en determinadas áreas de la entidad, según unas metas y propósitos previamente planteados.
Parágrafo 1°. Los estatutos y reglamentos internos de las entidades deberán contener como mínimo, para cada uno de los principales órganos de gobierno organizacional: objetivos, funciones, procedimiento para su conformación, régimen de inhabilidades e incompatibilidades de sus miembros, ámbito de decisión; evaluación de su desempeño organizacional y rendición de cuentas, conforme a la normatividad vigente.
Parágrafo 2°. Dentro de los tres (3) meses siguientes a la expedición del presente decreto, las entidades responsables del aseguramiento deberán reportar a la Superintendencia Nacional de Salud la información de los miembros de juntas directivas, representantes legales y revisores fiscales, en el formato que esta entidad defina para el efecto”
Por su parte, el artículo 2.5.2.3.4.4. describe las funciones de estos órganos así:
“Artículo 2.5.2.3.4.4. Estructura funcional. Los órganos de la estructura organizacional descrita en el artículo anterior, de acuerdo con su naturaleza jurídica, cumplirán con las funciones descritas a continuación, sin perjuicio de las propias que estatutariamente y legalmente le sean asignadas. 1. Máximo órgano social:
a) Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos de la entidad;
b) Velar por el cumplimiento de los objetivos de la entidad y sus funciones indelegables;
c) Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores o representantes legales;
d) Considerar los informes de los administradores y del representante legal sobre el estado de los negocios sociales y el informe del revisor fiscal;
e) Analizar y aprobar los principios y procedimientos para la selección de miembros de la alta gerencia y de la junta directiva de la entidad, definición de funciones y responsabilidades, organización, estrategias para la toma de decisiones, evaluación y rendición de cuentas;
f) Las demás funciones que señalen las normas correspondientes.
2. Órgano de administración o dirección
a) Dirigir y controlar la gestión técnico-administrativa, técnico-científica y financiera de la entidad, convirtiéndose en el supervisor de las actividades y de la protección de los derechos de los usuarios;
b) Aprobar el Código de Conducta y Buen Gobierno;
c) Proponer los principios y los procedimientos para la selección de miembros de la alta gerencia y de la junta directiva de la entidad, la definición de sus funciones y responsabilidades, la forma de organizarse y deliberar, y las instancias para evaluación y rendición de cuentas;
d) Aprobar las políticas, metodologías, procesos y procedimientos del sistema de gestión de riesgos, así como las demás que le señalen los estatutos y las leyes;
e) Las demás funciones que le señalen las normas correspondientes;
3. Órgano de control.
a) Velar por que las actuaciones de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, así como a los principios y valores de la entidad;
b) Informar a los órganos de administración, al revisor fiscal, a las superintendencias correspondientes, y a los órganos de control de que trata el artículo 117 de la Constitución Política y demás autoridades judiciales, sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento de esta;
c) Presentar recomendaciones sobre las medidas que, en su concepto, deben adoptarse.
d) Las demás funciones que le señalen las normas correspondientes”.
Posteriormente, con la Circular 04 de 2018, se impartieron instrucciones generales relativas al código de conducta y de buen Gobierno organizacional, el sistema integrado de gestión de riesgos y a sus subsistemas de administración de riesgos, y se indicó que las medidas relacionadas con las funciones del Máximo Órgano Social, conflictos de interés, responsabilidades, conformación, elección de directores, entre otros asuntos del código de conducta y buen Gobierno contenidas en la Circular Externa 007 de 2017, eran de obligatorio cumplimiento para las entidades que trata el ámbito de aplicación de esta circular.
Así entonces, precisado lo anterior, se procede a da respuesta puntual a los interrogantes planteados en su solicitud:
1. ¿Cómo funcionan, cuáles son las funciones y que reglas aplican para el funcionamiento de los Comité (sic) de Gobierno de las EPS en Colombia?
Respuesta: Frente al Comité de Gobierno Organizacional, la Circular Externa 07 de 2017 indica, en la medida 44, que el Comité de Gobierno Organizacional se conforma por un número impar, igual o mayor a tres (3) personas, como Directores y expertos externos delegados por la Junta Directiva con conocimientos en gobierno organizacional.
Agrega que este Comité está encargado de apoyar a la Junta Directiva (o quien haga sus veces) en la definición de una política de nombramientos y retribuciones, la garantía de acceso a información veraz y oportuna sobre la entidad, la evaluación anual del desempeño de la Junta Directiva, los órganos de gestión, control interno y la monitorización de negociaciones con terceros, entre estos, las entidades que hacen parte del mismo Grupo Empresarial (si es el caso):
“Medida 44. El reglamento de la Junta Directiva crea un Comité de Gobierno Organizacional. Se conforma por un número impar, igual o mayor a tres (3), de Directores y expertos externos delegados por la Junta Directiva con conocimientos en gobierno organizacional.
Este Comité está encargado de apoyar a la Junta Directiva (o quien haga sus veces) en la definición de una política de nombramientos y retribuciones, la garantía de acceso a información veraz y oportuna sobre la entidad, la evaluación anual del desempeño de la Junta Directiva, los órganos de gestión, control interno y la monitorización de negociaciones con terceros, entre estos las entidades que hacen parte del mismo Grupo Empresarial (si es el caso).
El Comité de Gobierno Organizacional en ningún momento sustituye la responsabilidad que corresponde a la Junta Directiva y a la Alta Gerencia sobre la dirección estratégica del talento humano y su remuneración. En tal contexto, su responsabilidad quedará limitada a servir de apoyo al órgano directivo.
En el caso de que la EPS, la EMP o el SAP haga parte de un Grupo Empresarial, este Comité puede ser el mismo para todas las empresas que lo conforman, siempre y cuando se cumpla a cabalidad con todas las funciones establecidas en la presente Circular”.
Por su parte, en la medida 45 se indica que el Comité de Gobierno Organizacional tiene entre otras funciones, sin limitarse a ellas, apoyar a la Junta Directiva en los siguientes temas:
a) Propender por que los miembros del Máximo Órgano Social, los afiliados y el público en general tengan acceso de manera completa, veraz y oportuna a la información de la entidad que deba revelarse.
b) Revisar y evaluar la manera en que la Junta Directiva dio cumplimiento a sus deberes durante el periodo.
c) Monitorear las negociaciones realizadas por Directores de la Junta Directiva con acciones, cuotas o partes de interés de la entidad o por otras entidades del mismo Grupo Empresarial.
d) Monitorear las negociaciones realizadas por miembros significativos con terceros, incluidas las entidades que hacen parte del mismo Grupo Empresarial.
e) Supervisar el cumplimiento de la política de remuneración de los administradores.
f) Revisar el desempeño de la Alta Gerencia, entendiendo por ella al Presidente Ejecutivo y a los funcionarios del grado inmediatamente inferior.
g) Proponer una política de remuneraciones y salarios para los empleados de la entidad, incluyendo la Alta Gerencia.
h) Proponer el nombramiento y remoción del Presidente Ejecutivo, Gerente General o cargo equivalente, así como su remuneración.
i) Proponer los criterios objetivos por los cuales la entidad contrata a sus principales ejecutivos. Estas medidas, conforme lo indicado en la Circular Externa 04 de 2018, son de obligatorio cumplimiento para todas las EPS.
2. ¿Según la estructura orgánica de las EPS, y para el caso de aprobación de estructura de la EPS, el organigrama de personal, hasta que nivel jerárquico de las mismas se debe pasar al Comité de Gobierno y someter para aprobación del mismo, la implementación o adopción de decisiones de la organización?
Respuesta: Como se indicó en la respuesta anterior, el Comité de Gobierno Organizacional está conformado por Directores y expertos externos delegados por la Junta Directiva con conocimientos en gobierno organizacional, en un número impar, igual o mayor a tres (3) personas.
Su misión es servir de apoyo al órgano directivo en temas como la definición de una política de nombramientos y retribuciones, evaluación anual del desempeño de la Junta Directiva, los órganos de gestión, control interno y la monitorización de negociaciones con terceros, pero no sustituye la responsabilidad que corresponde a la Junta Directiva y a la Alta Gerencia sobre la dirección estratégica del talento humano y su remuneración.
3. ¿Con relación al comité de riesgos y dada la baja oferta de epidemiólogos expertos en riesgos en salud en el mercado, que otros perfiles del área técnica pueden suplir esta especialidad y cubrir las funciones de estos profesionales?
Respuesta: La medida 46 de la Circular Externa 07 de 2017 señala que el comité de riesgos es creado por la Junta Directiva y presenta una composición interdisciplinaria que incluye al menos los siguientes miembros:
- un (1) profesional con formación en salud y con conocimientos en epidemiología,
- un (1) profesional con formación en actuaría o economía o matemáticas o estadística,
- un (1) profesional con formación en finanzas o economía o administración de empresas con núcleo esencial en finanzas, o carreras profesionales afines, y
- un (1) Director de la Junta Directiva.
Este Comité está encargado de liderar la implementación y desarrollar el monitoreo de la política y estrategia de la gestión de riesgos de la entidad. Por la naturaleza del rol de aseguramiento en salud que cumplen las EPS, las funciones a desarrollar en el Comité de riesgos son necesarios los conocimientos en epidemiología.
4. En lo que respecta a las sesiones virtuales ¿Qué lineamientos se han emitido? ¿Es necesario que todos los integrantes estén en el territorio colombiano o solo basta con quede constancia de su conexión?
5. Frente al quórum para sesionar ¿cuáles son las reglas emitidas? ¿el quórum se debe calcular sobre el número mínimo de integrantes o sobre los existentes?
Respuesta preguntas 4 y 5: En relación con la posibilidad de realizar reuniones vituales y lo relativo al quórum, la entidad deberá atenerse a lo que al respecto definan sus estatutos sociales, el Código de Comercio y demás normas que la regulen, según su naturaleza jurídica (sociedad comercial, entidad sin animo de lucro, etc.)
Con lo anterior se da por atendida su solicitud y se indica que el presente pronunciamiento es formulado en los términos del artículo 28 del Título II de la Parte Primera de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015, que establece que los conceptos emitidos por las autoridades no son de obligatorio cumplimiento o ejecución.
