CONCEPTO 936012 DE 2024
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE SALUD Y DE PROTECCIÓN SOCIAL
Bogotá D.C.
Asunto: Solicitud de aclaración sobre la posibilidad de grabar sesiones de la Junta Directiva del Hospital Departamental de Villavicencio en relación con la transparencia y aprobación del Plan de Desarrollo 2024. Radicado No. 2024424000936012.
Respetado Señor:
Procedente del Departamento Administrativo de la Función Pública, hemos recibido su comunicación en la que plantea la posibilidad de grabar las sesiones de la Junta Directiva del Hospital Departamental de Villavicencio. En atención a su solicitud, me permito señalar lo siguiente
En primer lugar, es importante destacar los principios constitucionales que rigen la función administrativa, específicamente el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia que establece:
"Artículo 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones."
Dicho artículo implica que las actuaciones de las entidades públicas deben ser conocidas por la ciudadanía, garantizando así la transparencia de los actos administrativos y decisiones.
Adicionalmente, en el marco de la Ley 1712 de 2014[1], conocida como la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, se establece que:
"Artículo 11: Principio de transparencia. Toda la información en poder o bajo control de las entidades públicas es pública y, salvo las excepciones previstas por la ley, se debe garantizar su acceso."
Por otra parte, la Ley 1581 de 2012[2], establece que el tratamiento de información que incluya datos personales debe contar con la autorización previa del titular de esos datos. En los artículos 5 y 9 se señala:
“Artículo 5o. Datos sensibles. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Artículo 9: Autorización del titular. El tratamiento de datos personales requiere la autorización previa e informada del titular."
En el mismo sentido, la Superintendencia de Sociedades, en el Concepto 220-178679 del 27 de diciembre de 2019, se pronunció de la siguiente manera respecto a las grabaciones en una junta directiva:
“1. El artículo 5o de la Ley 1581 de 2012, establece que se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como (...) los datos biométricos.
2. El artículo 6o de la Ley mencionada señala que se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
(...) A cada asistente le asiste el derecho de decidir si acepta o no el tratamiento de sus datos sensibles por medio de una grabación, independientemente del método que se utilice.
(...) En el caso de que personas se opongan a la grabación y/o tratamiento de sus datos, no podrá grabarse, toda vez que la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el Decreto 1377 de 2013, prohíben expresamente dichas actividades a menos que se encuentren en las exclusiones antes previstas, o se obtenga autorización por parte de su titular. (...)."
Finalmente, el Decreto 1876 de 1994[3], incorporado y modificado por el Decreto 780 de 2016[4], establece en su artículo 2.5.3.8.4.2.7, numeral 3, que la Junta Directiva de una Empresa Social del Estado tiene la responsabilidad de aprobar el Plan Operativo Anual, así:
"Artículo 2.5.3.8.4.2.7. Funciones de la Junta Directiva. Sin perjuicio de las funciones asignadas a las Juntas Directivas por ley, decreto, ordenanza, acuerdo u otras disposiciones legales, esta deberá: (3) Aprobar los Planes Operativos Anuales."
Expuesta la normativa anterior, procedemos a dar respuesta al interrogante planteado, previa transcripción del mismo:
"¿Pueden impedirme que yo grave las sesiones que son públicas, el Congreso las pasa por televisión, el Consejo y la Asamblea también, es más, son públicas y pueden entrar las personas que quieran? ¿Hay alguna sentencia, norma, ley que me ayude para yo poder grabar?"
En relación con la posibilidad de grabar las sesiones de la Junta Directiva de una Empresa Social del Estado, debe señalarse que este Ministerio no ha regulado nada sobre el particular. Ahora, desde en punto de vista conceptual consideramos que dicho aspecto debe resolverse a la luz de lo establecido en los estatutos de la entidad.
No obstante, lo anterior, si en desarrollo de los principios de transparencia y publicidad que rigen la función administrativa algún miembro de la Junta Directiva de una ESE desea grabar una o varias sesiones, deberá contar con la autorización de los demás miembros de la junta o asistentes, en el entendido de que en esas grabaciones puede fluir información sensible y hasta reservada de los asistentes.
El presente concepto tiene el efecto determinado en el artículo 28 del Código del Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido en su Título II, por el artículo 1 [5] de la Ley 1755 de 2015[6], el cual establece que: “Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”.
Cordialmente,
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
2. por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales
3. Por el cual se reglamentan los artículos 96, 97 y 98 del Decreto Ley 1298 de 1994 en lo relacionado con las Empresas Sociales del Estado.
4. Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social
5. ARTÍCULO 1o. Sustitúyase el Título II, Derecho de Petición, Capítulo I, Derecho de Petición ante las autoridades- Reglas Generales, Capítulo II Derecho de petición ante autoridades-Reglas Especiales y Capítulo III Derecho de Petición ante organizaciones e instituciones privadas, artículos 13 a 33, de la Parte Primera de la Ley 1437 de 2011, por el siguiente (...).
6. Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
