CONCEPTO 1363641 DE 2024
(julio 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE SALUD Y DE PROTECCIÓN SOCIAL
Bogotá D.C.,
| Asunto: | Radicado 202442300769122 Concepto sobre quien firma la de actas de baja de bienes |
Respetada señora:
Proveniente del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, hemos recibido la comunicación del asunto, mediante la cual plantea la siguiente inquietud; “me podrían indicar si las actas de baja de bienes muebles, medicamentos y todos los bienes que se dan de baja en un hospital deben ser verificados y firmados como tal por el jefe de control interno de la entidad.”
Al respecto, nos permitimos señalar:
En primer lugar nos permitimos aclarar que en el marco de las Leyes 100 de 1993(1), 715 de 2001(2), 489 de 1998(3), en concordancia con el Decreto Ley 4107 de 2011, “Por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica y las funciones del Ministerio de Salud y Protección Social y se dictan otras disposiciones”, y modificado en algunos apartes por los Decretos 2562 de 2012(4) y 1432 de 2016(5), este Ministerio es un organismo perteneciente a la Rama Ejecutiva del poder público, cuyas funciones se encuentran claramente consagradas en las disposiciones referidas; actuando como ente rector en materia de salud, le corresponde la formulación y adopción de las políticas, planes generales, programas y proyectos del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en salud-SGSSS, así como dictar las normas administrativas - técnicas y científicas de obligatorio cumplimiento para el mismo.
Sin embargo, la Constitución Política de Colombia en sus artículos 209 y 269 establece que la administración pública deberá ejercerse bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad imparcialidad y publicidad, estableciendo para ellos, en todas las entidades estatales, la obligatoriedad de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, así como el diseño y organización de sistema de evaluación de gestión y resultados de la administración pública, así:
“Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.
“Artículo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas”.
Es del caso señalar que las Empresas Sociales del Estado de acuerdo con el artículo 194 (6) de la Ley 100 de 1993(7) son: “una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas por la ley o por las asambleas o concejos, según el caso
Ahora bien, en relación con las funciones de los jefes de control interno, la Ley 87 de 1993(8), en su artículo 12 determina lo siguiente:
“ARTICULO 12. Funciones de los auditores internos. Serán funciones del asesor, coordinador, auditor interno o similar las siguientes:
a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno;
b) Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;
c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;
d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;
e) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;
f) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;
g) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;
h) Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;
i) Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente;
j) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento,
k) Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;
l) Las demás que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo con el carácter de sus funciones.
PARA GRAFO. En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones." (subrayas fuera de texto).
Así las cosas, de la norma citada se deduce que al jefe de control interno de la entidad le corresponde la verificación de los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios, entre otras; mas no le es dado coadministrar o participar de manera activa y directa en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones, es decir que el jefe de la oficina de control interno debe ejercer las funciones propias de su cargo y no tiene dentro de estas el expedir avales sobre actuaciones de los procedimientos administrativos internos de la entidad, o firmar las actas de baja de los bienes muebles, medicamentos de una Empresa Socia del Estado - ESE.
En los anteriores términos, damos respuesta a la consulta formulada, no sin antes advertir que este concepto tiene los alcances determinados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido en su título II, por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015(9) en cuanto a que “Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”, constituyéndose simplemente en un criterio orientador.
Cordialmente,
1. Ley 100 de 1993 “Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones”
2. Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
3. Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”
4. “Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social, se crea una Comisión Asesora y se dictan otras disposiciones”
5. Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social”.
6. ARTÍCULO 194. NATURALEZA. La prestación de servicios de salud en forma directa por la nación o por las entidades territoriales, se hará principalmente a través de las Empresas Sociales del Estado, que constituyen una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas por la Ley o por las asambleas o concejos, según el caso, sometidas al régimen jurídico previsto en este capítulo.
7. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones
8. por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
9. “Por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye el Título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
