RESOLUCIÓN 1623 DE 2020
(marzo 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 17 de la Resolución 132216 de 2021>
Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 000180 de 2014, se derogan las Resoluciones 001227 de 2015 y 3195 de 2019 y se dictan otras disposiciones
EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los numerales 1o y 4o del artículo 7o del Decreto 2462 de 2013, el Decreto 1542 de 2018 y
CONSIDERANDO:
Que los incisos 2o y 3o del artículo 115 de la Ley 489 de 1998 establecen, que el representante legal de la entidad podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas, determinando en su acto de conformación, las tareas que deberán cumplir, las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento.
Que el Decreto 2462 de 2013, modificó la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud y determinó las funciones que ejercerán sus dependencias.
Que el artículo 8o del Decreto 2489 de 2006[1], dispone que la integración de los grupos de trabajo no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente.
Que mediante Resolución 000180 de 2014 se conformaron unos grupos internos de trabajo en la Superintendencia Nacional de Salud.
Que por medio de la Resolución 001227 de 2015, se modificó el artículo 17 de la Resolución 000180 de 2014, y el nombre del Grupo de Trabajo de Cartera adscrito a la Subdirección Financiera, denominado a partir de la entrada en vigencia de la misma, como Grupo de Trabajo Control Financiero de Cuentas.
Que mediante Resolución 3195 de 2019, se modificaron los artículos 26 y 29 de la Resolución 180 de 2014, conforme a las recomendaciones hechas por la Oficina de Control Interno suprimiendo una función del Grupo Interno de Correspondencia sobre parametrización de tablas de retención documental y asignándose al Grupo Interno de Gestión Documental.
Que mediante Resolución 6395 de 2019, se modificó nuevamente la Resolución 180 de 2014 en los artículos 26 y 29, suprimiendo una función especifica del Grupo de Interno de Correspondencia y asignándola al Grupo Interno de Gestión Documental, relacionado con la Coordinación y operación del sistema de información de correspondencia de la Superintendencia.
Que, en atención a los planes y programas a cargo de la Secretaria General, se requiere realizar ajustes en las funciones del Grupo Interno de trabajo de Notificaciones, con el fin de asignar la función de "Coordinar el control y registro de los actos administrativos que emita la Superintendencia", así como unificar en lo posible el proceso de notificación de todos los actos expedidos por la entidad, con el fin de dar mayor claridad, celeridad y continuidad al trámite de notificación.
Que en atención al carácter estratégico que conlleva las diferentes funciones asignadas al Grupo de Talento Humano, se considera pertinente redistribuir las actividades del grupo por componentes, relacionados con las funciones generales y conforme a los roles específicos derivados de los componentes integrales de la gestión integral del talento humano, como lo son: administración de personal; nomina; evaluación del desempeño; bienestar social, capacitación y clima organizacional, así como el sistema de la seguridad y salud en el trabajo.
Que, en atención a los planes y programas a cargo de la Subdirección Financiera, se hace necesario ajustar las funciones de los Grupos de Trabajo de Presupuesto, de Control Financiero de Cuentas, de Contabilidad y de Tesorería, con el fin de ampliar y precisar su alcance a efectos de brindar mayor claridad, celeridad y cumplimiento en el ejercicio de las actividades asignadas a los grupos internos de trabajo de esa dependencia.
Que, en atención a los planes y programas a cargo de la Subdirección Administrativa, se hace necesario ajustar las funciones de los Grupos de Trabajo de Contratación de Bienes y Servicios, Grupo de Correspondencia, Grupo de Gestión Documental y Grupo de Recursos Físicos, con el fin de ampliar y precisar su alcance a efectos de brindar mayor claridad, celeridad y cumplimiento en el ejercicio de las actividades asignadas a los grupos internos de trabajo de esa dependencia.
Que, el artículo 76 Ley 1955 de 2019, cambió la naturaleza del tributo al pasar de Tasa a Contribución, señalando que dicho gravamen está encaminado a cubrir parte de los costos y gastos de funcionamiento e inversión de la Entidad, para lo cual se requiere reglamentar e implementar las funciones a realizar por parte del equipo que gestionará al interior de la Superintendencia el citado tributo.
Que, en cumplimiento de las directrices de técnica jurídica, se hace necesario desligar de la Resolución 000180 de 2014, que es un acto administrativo de carácter general, de la asignación de Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo, y la adscripción, de los empleos y empleados públicos pertenecientes a cada Grupo Interno de Trabajo. Esto, por ser el último asunto una materia de administración de personal y, por ende, objeto de actos administrativos de carácter particular y concreto.
Que, en consideración de lo anterior, se hace necesario modificar en lo pertinente la Resolución 000180 de 2014, derogar algunos artículos de la Resolución 001227 de 2015, así como de la Resolución No 6395 de 2019; con el fin de garantizar el cumplimiento eficaz, eficiente y oportuno de las funciones asignadas en el Decreto 2462 de 2013 a la Secretaria General y sus subdirecciones, estableciendo las siguientes funciones para los grupos de trabajo interno en la Secretaria General
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTICULO 1. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Modificar parcialmente el artículo 1o de la Resolución de 180 de 2014, el cual quedará, para efectos del presente acto administrativo así:
ARTÍCULO 1o.- Asignar funciones y organizar los asuntos y competencias de los siguientes grupos internos de trabajo:
1. Secretaria General
1.1 Grupo de Talento Humano.
1.2 Grupo de Notificaciones.
2. Subdirección Financiera:
2.1 Grupo de Presupuesto.
2.2 Grupo de Tesorería.
2.3 Grupo de Contabilidad.
2.4 Grupo de Control Financiero de Cuentas.
2.5 Grupo de Contribución y apoyo técnico a la Subdirección Financiera.
3. Subdirección Administrativa:
3.1 Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
3.2 Grupo de Recursos Físicos.
3.3 Grupo de Gestión Documental.
3.4 Grupo de Correspondencia
4. Oficina Asesora Juridica.
4.1 Grupo de Defensa Judicial
4.2 Grupo de Conceptos, Derechos de Petición y Apoyo Legislativo.
4.3 Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva.
4.4 Grupo de Tutelas.
PARÁGRAFO - Cada uno de los grupos internos de trabajo señalados en el presente artículo, tendrá un coordinador, quien será el responsable de dirigir, proponer, gestionar, controlar, organizar, ejecutar, supervisar, avalar y efectuar el seguimiento de las funciones asignadas al grupo que coordina de conformidad con el acto administrativo que reglamente la materia.
ARTÍCULO 2. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Modificar el artículo 2o de la Resolución 000180 de 2014 el cual quedará así:
ARTÍCULO 2o. El grupo interno de trabajo de Talento Humano de la Secretaria General desarrollará las funciones que se relacionan a continuación:
2.1 FUNCIONES GENERALES:
1. Fungir como la Unidad de Personal de la Superintendencia Nacional de Salud, en los términos del art. 15 de la Ley 909 de 2004 y demás normas relacionadas con la gestión del talento humano.
2. Formular, diseñar e implementar los planes y programas en relación con la gestión estratégica del talento humano de la Superintendencia, en lo de su competencia, en el marco de la planeación estratégica de la Entidad.
3. Diseñar y poner a consideración de la Secretaría General las políticas, normas y procedimientos para la administración del Talento Humano de la Superintendencia.
4. Asesorar y elaborar los proyectos de modificación y actualización de la planta de personal de la Entidad.
5. Elaborar el Plan Estratégico de Talento Humano y, garantizar su implementación, seguimiento y evaluación de las estrategias establecidas para cada una de las etapas del ciclo de vida laboral de los empleados públicos de la Superintendencia Nacional de Salud en el marco de las rutas que integran la dimensión del Talento Humano en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
6. Contribuir a la debida. aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo del Talento Humano, orientado a fortalecer la capacidad administrativa, cumplimiento de lineamiento de integridad y el desempeño institucional, de conformidad con la normatividad vigente.
7. Implementar los lineamientos de la comunicación interna en materia del Talento Humano.
8. Emitir las certificaciones laborales, previa solicitud del interesado.
9. Expedir los certificados de ingresos y retenciones de pagos originados en la relación laboral.
10. Elaborar los certificados de pagos de los empleados y exempleados para la obtención del bono pensional, cuyas hojas de vida reposen en los archivos de la Entidad.
11. Actualizar, administrar y custodiar las historias laborales de los servidores activos de la entidad.
12. Aportar información básica requerida por la Oficina Asesora de Planeación, previo estudio con la Secretaria General, para el cálculo correspondiente al rubro de servicios personales, transferencias y en todo lo relacionado con la administración de personal, capacitación, bienestar social e incentivos.
13. Adelantar los trámites de contratación y supervisión requeridos para la ejecución del plan anual de bienestar social e incentivos, el plan anual de capacitación y medición e intervención del clima organizacional y los demás que estén dentro del marco de la gestión del talento humano y de las responsabilidades como Unidad de Personal.
14. Atender los requerimientos en los trámites y actuaciones disciplinarias y las controversias que se susciten ante la jurisdicción Contenciosa Administrativa.
15. Elaborar, suscribir y comunicar los actos administrativos relacionados con la gestión del talento humano, en lo de su competencia.
16. Proyectar, revisar, y comunicar los actos administrativos relacionados con la gestión del talento humano, que sean de competencia del Superintendente Nacional de Salud y de la Secretaría General.
17. Proyectar y revisar, cuando procedan, las certificaciones de insuficiencia de personal que sean requeridas para los procesos contractuales.
18. Tramitar y dar respuesta a los derechos de petición, informes, documentos y demás asuntos de competencia del Grupo de Talento Humano.
19. Mantener actualizado el archivo de la dependencia y la información documentada de acuerdo con el proceso al que pertenece, y conforme a lo establecido en la Tabla de Retención Documental, así como las disposiciones del proceso de Gestión Documental.
20. Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en lo de su competencia.
21. Ejercer la supervisión de los contratos, cuando haya sido designado de conformidad con la Ley, y el manual de contratación y supervisión.
22. Desempeñar las demás funciones y asuntos que le sean asignados por la autoridad competente o la normatividad vigente, de acuerdo con el área de desempeño.
2.2 FUNCIONES EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.
1. Aplicar los criterios determinados por la Alta Dirección de la Entidad para la administración de la planta global y recomendar las acciones o actuaciones en materia de distribución de la planta global de personal, de acuerdo con las necesidades del servicio, las capacidades y experiencia de los empleados públicos y proponer ajustes a las políticas institucionales cuando las evaluaciones y criterios así lo determinen.
2. Establecer, adoptar e implementar la política institucional en materia de reclutamiento, selección, movilidad y desvinculación del talento humano.
3. Verificar el cumplimiento de requisitos mínimos para el ingreso a los empleos o movilidad de los empleados, elaborando los actos administrativos relacionados con el ingreso, movilidad y retiro de los empleados públicos de la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con la normatividad vigente sobre la materia.
4. Realizar la verificación de la veracidad y autenticidad de los documentos que reposan en la historia laboral de los empleados públicos de la Entidad, adelantando los informes que sobre la materia se requieran y las actuaciones correspondientes frente a las presuntas irregularidades detectadas.
5. Adelantar las actividades que permitan la provisión permanente, temporal o transitoria en los empleos públicos de carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción de la Superintendencia de Nacional de Salud.
6. Gestionar la política institucional de administración de personal asociada a las situaciones administrativas de los empleados públicos de la Entidad, mediante la elaboración de los actos administrativos correspondientes, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia.
7. Administrar y controlar los registros y las estadísticas de personal de la Superintendencia, informando cuando se requiera al Departamento Administrativo de la Función Pública, Comisión Nacional del Servicio Civil y demás entes de control, sobre las novedades que se produzcan en materia de la administración de personal de la Entidad.
8. Coordinar, programar y adelantar las actividades relacionadas con la administración de personal, llevando el registro pertinente, de acuerdo con las políticas de la Superintendencia y las normas legales sobre la materia.
9. Coordinar, según directrices de la Secretaria General, con las diferentes dependencias y en especial con la Oficina Asesora de Planeación, los estudios de análisis ocupacional.
10. Efectuar el registro y validación en el Sistema de Información y Gestión de empleo Público - SIGEP de los ingresos y retiros de la planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud.
11. Hacer seguimiento al diligenciamiento en el Sistema de Información y Gestión de Empleo Público - SIGEP de la actualización de las hojas de vida de empleados públicos y declaración de bienes y rentas dentro de los términos previstos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
12. Adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual específico de funciones y competencias laborales de la Entidad, de acuerdo con las necesidades del servicio, velando por el cumplimiento de las disposiciones técnicas y normativas vigente que rigen la materia.
2.3 FUNCIONES EN MATERIA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO.
1. Poner en funcionamiento el sistema de evaluación del desempeño al interior de la Entidad, bien sea el sistema propio o excepcionalmente el sistema tipo diseñado por la Comisión Nacional del Servicio Civil.
2. Liderar en la Superintendencia Nacional de Salud la implementación del sistema de evaluación de gerentes públicos, conforme con las disposiciones legales vigentes y lineamientos emitidos por la autoridad competente.
3. Diseñar, implementar y/o liderar los mecanismos o sistemas de evaluación del desempeño y seguimiento objetivos para los empleados de la Superintendencia Nacional de Salud que no pertenecen a la gerencia pública o para acceder o permanecer en la carrera administrativa.
4. Diseñar y administrar el programa de capacitación en materia de Evaluación del Desempeño Laboral.
5. Coordinar y adelantar las capacitaciones para los responsables del desarrollo de los mecanismos o sistemas de evaluación del desempeño y seguimiento objetivos vigentes en la Entidad, con el fin de garantizar su correcta aplicación.
6. Elaborar y presentar al Superintendente Nacional de Salud los informes sobre los resultados consolidados obtenidos frente a la totalidad de mecanismos o sistemas de evaluación del desempeño y seguimiento objetivos vigentes en la Entidad, que contengan análisis cuantitativos y cualitativos, detectar las fortalezas y debilidades, contribuyendo en la toma de decisiones estratégicas para la mejora en la prestación de los servicios a cargo de la entidad.
7. Tener en cuenta los resultados consolidados obtenidos frente a la totalidad de mecanismos o sistemas de evaluación del desempeño y seguimiento objetivos vigentes en la Entidad, para establecer los planes de: Estímulos, Capacitación y Bienestar.
8. Proyectar los actos administrativos relacionados con la adopción del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral y/o demás mecanismos o sistemas de evaluación del desempeño y seguimiento objetivos vigentes en la Entidad, mientras se aprueba y se adopta en la Superintendencia Nacional de Salud el sistema propio.
9. Divulgar las disposiciones legales y reglamentarias relacionadas con la Evaluación del Desempeño Laboral.
10. Conformar las Comisiones Evaluadoras, cuando haya lugar a ello, para el período de evaluación correspondiente.
2.4 FUNCIONES EN MATERIA DE NÓMINA.
1. Coordinar, responder y velar por la liquidación y trámite oportuno de las nóminas frente al reconocimiento y pago de la remuneración, las prestaciones sociales, aportes a seguridad social y parafiscal de los empleados públicos de la Entidad, de conformidad con los procedimientos y la normatividad vigente en la materia.
2. Elaborar los actos administrativos de liquidación de prestaciones social y demás derechos salariales de los exempleados públicos de la Superintendencia.
3. Liquidar los aportes de seguridad social integral y prestaciones sociales de exempleados públicos de la Entidad.
4. Llevar los registros de los movimientos de personal, libranzas, embargos, incapacidades, licencias y horas extras en el aplicativo dispuesto para el efecto.
5. Adelantar el trámite de recobro de las incapacidades y licencias reconocidas por la Entidad.
6. Realizar acciones de seguimiento, depuración de la deuda real y presunta con los fondos públicos y privados de pensiones y con las Entidades Promotoras de Salud.
2.5 FUNCIONES EN MATERIA DE BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACIÓN Y CLIMA ORGANIZACIONAL.
1. Diseñar, implementar y evaluar los programas de bienestar social de los empleados públicos, de sus familias y coordinar con otras entidades la realización de programas que eleven su calidad de vida laboral y familiar.
2. Elaborar, ejecutar y evaluar el plan anual de bienestar social e incentivos para los empleados públicos de la Superintendencia, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
3. Asesorar, diseñar e implementar políticas de estímulos a la eficiencia para el personal, en concordancia con la legislación vigente en la materia.
4. Elaborar, implementar, controlar y evaluar el Plan Anual de Capacitación, incluyendo el Programa de inducción y reinducción del personal, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
5. Diseñar y ejecutar programas especializados dirigidos a los empleados públicos, orientados a la medición y mejoramiento del clima organizacional, enriquecimiento de la cultura organizacional, de conformidad con las directrices impartidas por la Secretaría General y el resultado de la medición del clima.
6. Realizar acciones tendientes a la apropiación del Código de Integridad por parte de los empleados públicos de la entidad.
7. Diseñar, implementar y evaluar los programas de capacitación, inducción, reinducción y entrenamiento en el puesto de trabajo para los empleados públicos de la Superintendencia Nacional de Salud.
8. Diseñar proyectos y actividades que contribuyan con el Programa de Bienestar Social, el mejoramiento del clima organizacional y la calidad de vida de los empleados públicos y su grupo familiar.
9. Formular y establecer las estrategias de diagnóstico y medición del clima laboral para definir, ejecutar y evaluar estrategias de intervención.
10. Diseñar e implementar el Plan Institucional de Estímulos e Incentivos de la Superintendencia Nacional de Salud.
11. Promover y divulgar los principios y los valores éticos que enmarcan y orientan el comportamiento de los servidores dentro y fuera de la Entidad.
12. Adelantar los trámites para conceder, modificar o revocar el otorgamiento de la modalidad de Teletrabajo a los empleados públicos de la Entidad.
2.6 FUNCIONES EN MATERIA DEL SISTEMA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
1. Diseñar, implementar y evaluar el Plan Anual del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, conforme a los estándares mínimos establecidos en materia de riesgos laborales y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, en coordinación con la ARL, el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y las demás instancias competentes.
2. Elaborar los diagnósticos de las necesidades de Bienestar Social, Capacitación y Seguridad y Salud en el Trabajo de la Entidad.
3. Preparar y acompañar a la Secretaría General en el liderazgo del proceso de rendición de cuentas al interior de la Superintendencia, sobre el cumplimiento del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. Realizar los trámites de afiliación ante la ARL de los colaboradores de la Superintendencia.
5. Atender los requerimientos y oficiar a las entidades pertenecientes del Sistema General de Seguridad Social Integral, de Riesgos Laborales y demás autoridades competentes en los asuntos de su competencia.
6. Administrar los espacios físicos asignados para el desarrollo de los planes diseñados para el mejoramiento de la calidad laboral.
7. Orientar y apoyar la gestión del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo en cumplimiento de la normatividad vigente.
8. Adelantar el seguimiento, acompañamiento e intervención relacionada con los accidentes e incidentes de trabajo de los empleados públicos de la Entidad.
ARTICULO 3. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Modificar el artículo 5o de la Resolución 000180 de 2014 el cual quedará así:
ARTÍCULO 5o. - El Grupo Interno de Trabajo de Notificaciones de la Secretaría General desarrollará las funciones que se relacionan a continuación:
1. Notificar y comunicar los actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud, facultadas para ello, de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes, salvo los relacionados con el Grupo de Cobro Coactivo de la Oficina Asesora Jurídica y la Superintendencia Delegada de la Función Jurisdiccional y de Conciliación.
2. Coordinar las notificaciones físicas realizadas a través de los Grupos Internos de Trabajo de las regionales o quien haga sus veces.
3. Coordinar el envío de las citaciones y comunicaciones con el Grupo de Correspondencia.
4. Mantener actualizada la base de datos y/o sistema de información que se implemente, y que contenga todo el proceso de notificación con los respectivos controles que permitan evaluar su oportunidad.
5. Remitir las constancias de ejecutoria en forma oportuna a las dependencias solicitantes, y devolver los respectivos soportes.
6. Expedir las certificaciones que requieran los órganos jurisdiccionales y demás autoridades y/o interesados, cuando a ello haya lugar.
7. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al Grupo, en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
8. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización de los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes, las necesidades de la institución y la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.
9. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.
10. Presentar los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados.
11. Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional y sus componentes.
12. Coordinar el control y registro de los actos administrativos que emita la Superintendencia.
13. Ejercer la supervisión de los contratos y convenios, cuando haya sido designado de conformidad con la Ley, y el manual de contratación y supervisión.
14. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
ARTÍCULO 4o. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Modificar el artículo 8o de la Resolución 000180 de 2014 el cual quedará así:
ARTÍCULO 8o El Grupo Interno de Trabajo de Presupuesto de la Subdirección Financiera desarrollará las funciones que se relacionan a continuación:
1. Planear, proyectar, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar las operaciones presupuestales de la Superintendencia Nacional de Salud, con base en las normas del Estatuto Orgánico de Presupuesto, de la Ley Anual de Presupuesto, del Decreto de liquidación y demás disposiciones normativas vigentes.
2. Colaborar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Económicos, en la elaboración del anteproyecto anual de presupuesto, de acuerdo con las normas establecidas en el Estatuto Orgánico de Presupuesto y las directrices impartidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
3. Suministrar la información que requiera la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación, la Contraloría General de la República y demás autoridades y/o entes de control.
4. Expedir y suscribir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, previa verificación de la viabilidad legal y financiera de las respectivas solicitudes.
5. Recibir y revisar las comisiones de servicios tanto al interior como al exterior del país según las solicitudes de las diferentes áreas de la Superintendencia y elaborar los actos administrativos por medio de los cuales se confiere comisión a los empleados públicos y se autorizan gastos de viaje a los contratistas.
6. Gestionar la solicitud de tiquetes aéreos requeridos para el desplazamiento de los empleados públicos o contratistas para el desarrollo de las comisiones de servicios en ejercicio de sus funciones.
7. Expedir el registro presupuestal, previa verificación de los requisitos legales.
8. Proyectar los traslados y modificaciones presupuéstales y adelantar las gestiones ante la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, requeridas para su aprobación.
9. Implementar y coordinar las actividades de carácter técnico y administrativo relacionadas con el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF, a fin de garantizar la efectividad de sus operaciones en relación con el procedimiento del presupuesto de gastos, manteniendo permanentemente coordinación con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
10. Realizar el seguimiento y control de la ejecución presupuestal, elaborar y presentar periódicamente los informes, con destino a los entes de control, directivos y por solicitudes realizadas.
11. Adelantar los trámites correspondientes para la aprobación de cupo de vigencias futuras para amparar las necesidades institucionales y los procesos contractuales que así lo requieran.
12. Realizar el seguimiento y control de las actividades de cierre de vigencia, constituir las reservas presupuestales y adelantar las acciones de seguimiento a las diferentes dependencias para la ejecución y cancelación de las mismas, conforme a los requisitos legales.
13. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al Grupo, en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
14. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización de los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y las necesidades de la institución, así como, la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.
15. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.
16. Presentar los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados.
17. Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional y sus componentes.
18. Responder por la correcta organización y archivo de los documentos soporte del movimiento presupuestal.
19. Ejercer la supervisión de los contratos, cuando haya sido designado de conformidad con la Ley, y el manual de contratación y supervisión.
20. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
ARTÍCULO 5o. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Modificar el artículo 11o de la Resolución 000180 de 2014 el cual quedará así:
ARTÍCULO 11o. - El Grupo Interno de Trabajo de Tesorería de la Subdirección Financiera desarrollará las funciones que se relacionan a continuación:
1. Responder por todos los asuntos asociados con la gestión de tesorería de la Superintendencia Nacional de Salud según las normas y procedimientos establecidos.
2. Generar los controles necesarios para que los recursos y títulos valores a cargo de la Superintendencia se encuentren debidamente custodiados.
3. Proyectar el Programa Anual de Caja (PAC) y realizar la reprogramación mensual del mismo, según los compromisos registrados, modificaciones y disposiciones vigentes sobre la materia y lineamientos dados por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
4. Revisar, analizar, y liquidar los pagos a contratistas de acuerdo con la normatividad vigente en materia tributaria nacional y/o territorial.
5. Gestionar y efectuar el pago oportuno de las obligaciones financieras tanto de la vigencia fiscal como del rezago presupuestal y expedir las certificaciones que sobre los mismos soliciten los organismos de control del Estado, las entidades de seguridad social y Grupos Internos de trabajo de la entidad
6. Realizar la declaración y pago oportuno de las retenciones de impuestos previa revisión y conciliación de la información tributaria; así como la seguridad social integral y otros que se deriven del pago de las obligaciones, y emitir las certificaciones a las que haya lugar.
7. Gestionar el pago de las comisiones y recepcionar los documentos de legalización tanto de empleados públicos como de contratistas.
8. Realizar los registros requeridos para efectuar el traslado de recursos propios al Sistema Único de Cuenta Nacional.
9. Cumplir con las órdenes impartidas por autoridades competentes, para hacer efectivos los embargos a empleados públicos de la entidad.
10. Elaborar el boletín diario de caja y bancos, con los soportes de cada operación.
11. Registrar los reintegros presupuestales según la información recibida por las áreas fuente, y/o según los registros bancarios identificados, así como realizar el registro de los conceptos diferentes a las fuentes de ingreso aforadas en la Ley de Presupuesto.
12. Responder por la correcta organización y archivo de los documentos soporte de las operaciones del Grupo de Tesorería.
13. Implantar y coordinar las actividades de carácter técnico y administrativo relacionadas con el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF, a fin de garantizar la efectividad de sus operaciones en relación con el proceso de pagos presupuestales y no presupuestales, manteniendo permanentemente coordinación con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público
14. Coordinar con el Grupo de Contabilidad la validación del archivo de los pagos y retenciones practicadas en el año gravable inmediatamente anterior, en coordinación con la Subdirección Financiera, para la correcta y oportuna presentación de la información exógena solicitada por la DIAN, la Secretaria de Hacienda Distrital y demás municipios y Distritos a nivel Nacional en los términos y plazos establecidos para el efecto.
15. Responder por la confiabilidad, análisis, estudio y objetividad de la información, soportes, actos administrativos como demás documentos elaborados y/o proyectados por el grupo, para la firma del Superintendente y del Secretario General de la Superintendencia.
16. Establecer y conservar canales de comunicación con las Entidades del sistema bancario con las cuales la Superintendencia maneja sus cuentas a fin de garantizar la óptima operación del sistema y el flujo e intercambio de información que sirva de soporte y respaldo en el manejo de los recursos de la Entidad. Así mismo, solicitar la autorización para la apertura y cierre de las cuentas bancarias de la Entidad a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, cuando se requiera, de conformidad con la normatividad vigente.
17. Proyectar y presentar los informes requeridos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Contraloría General de la República y demás entidades de control, en los temas relacionados con la gestión a cargo del Grupo.
18. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al Grupo, en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
19. Realizar la respectiva estructuración, verificación y habilitación dentro de los diferentes procesos de selección de contratistas, identificando, determinando e indicando el conjunto de indicadores financieros, considerando los de capacidad financiera y capacidad organizacional, que deben utilizarse para habilitar la participación de proponentes y/u oferentes dentro de los diferentes procesos de selección de contratistas y procesos de compras públicas que adelanta la Entidad.
20. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización de los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y las necesidades de la institución, así como la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.
21. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.
22. Presentar los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados.
23. Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional y sus componentes.
24. Responder por la correcta organización y archivo de los documentos soporte derivados de la operación del Grupo.
25. Ejercer la supervisión de los contratos, cuando haya sido designado de conformidad con la Ley, el manual de contratación y supervisión de la entidad.
26. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
ARTÍCULO 6. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Modificar el artículo 14o de la resolución 000180 de 2014 el cual quedará así:
ARTÍCULO 14o. - El Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad de la Subdirección Financiera desarrollará las funciones que se relacionan a continuación:
1. Planear, organizar, supervisar y controlar la gestión contable de la Superintendencia Nacional de Salud.
2. Adelantar las acciones requeridas para que la contabilidad de la Superintendencia se ajuste a las normas que sobre la materia expida la Contaduría General de la Nación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través del SIIF Nación.
3. Elaborar y presentar los estados financieros e informes requeridos por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación, la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes y demás entidades, dependencias o autoridades que los requieran, con la oportunidad y calidad requerida.
4. Coordinar con las diferentes áreas de la Superintendencia Nacional de Salud los procedimientos que se deben implementar para el cabal cumplimiento de los objetivos contables de la Entidad.
5. Registrar en el SIIF los movimientos del módulo de ingresos por concepto de Contribución, Tasa, Multas e Intereses, de acuerdo con la información recibida del Grupo Control Financiero de Cuentas o el que tenga a cargo la administración y el control de las cuentas por cobrar por estos conceptos.
6. Efectuar conciliaciones y verificaciones contables que garanticen la consistencia y razonabilidad de la información financiera y contable.
7. Gestionar la permanente depuración de la información contable de la Entidad, de tal manera que atienda a los objetivos, características cualitativas y principios de la contabilidad pública.
8. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al Grupo.
9. Realizar la respectiva estructuración, verificación y habilitación dentro de los diferentes procesos de selección de contratistas, Identificando, determinando e indicando el conjunto de indicadores financieros, considerando los de capacidad financiera y capacidad organizacional, que deben utilizarse para habilitar la participación de proponentes y/u oferentes dentro de los diferentes procesos de selección de contratistas y procesos de compras públicas que adelanta la Entidad.
10. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización de los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y las necesidades de la institución, así como la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.
11. Responder por la elaboración y/o preparación de los archivos correspondientes a la información exógena de la entidad correspondiente al año gravable inmediatamente anterior, según las instrucciones que sobre el particular establezca la Dirección de Impuestos Nacionales y la Secretarías de Hacienda Distritales o municipales en los términos y plazos establecidos para el efecto, previa conciliación de la información con las áreas fuente cuando así aplique.
12. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.
13. Presentar los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados.
14. Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional y sus componentes.
15. Responder por la correcta organización y archivo de los documentos soporte del movimiento contable.
16. Ejercer la supervisión de los contratos, cuando haya sido designado de conformidad con la Ley, y el manual de contratación y supervisión de la entidad.
17. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
ARTÍCULO 7. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Modificar el artículo 17o de la resolución 000180 de 2014, modificado por el artículo segundo de la Resolución 001227 de 2015, el cual quedará así:
ARTÍCULO 17o. - El Grupo Interno de Trabajo Control Financiero de Cuentas de la Subdirección Financiera desarrollará las funciones que se relacionan a continuación:
1. Registrar y conciliar los movimientos de ingresos diarios reportados por el Grupo de Tesorería de acuerdo con los aforados en la Ley anual de presupuesto para la Superintendencia Nacional de Salud con el fin de establecer el control individual del recaudo.
2. Reportar a los usuarios internos y externos conforme a su solicitud el comportamiento de las Cuentas por Cobrar.
3. Realizar procesos de conciliación permanente con los usuarios internos y externos con el objeto de validar y depurar la información reportada sobre las cuentas por cobrar, especialmente con el traslado y/o seguimiento a los actos administrativos que requieren acciones por parte del Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva o quien haga sus veces.
4. Elaborar y presentar ante el comité técnico de sostenibilidad contable las fichas que correspondan a procesos de depuración de las cuentas por cobrar por los diferentes conceptos de ingreso.
5. Reportar el estado de las cuentas por cobrar de los vigilados con solicitud de devolución de recursos, según los criterios definidos por la Superintendencia Nacional de Salud.
6. Formular acciones de mejora continua sobre los procesos y procedimientos orientados a la recuperación de las cuentas por cobrar a favor de la Superintendencia Nacional de Salud a través de la presentación de informes cualitativos y cuantitativos propios de la gestión del Grupo Interno de Trabajo Control Financiero de Cuentas.
7. Implementar al interior del Grupo herramientas de calidad bajo los principios, lineamientos y directrices trazadas en el Sistema Integrado de Planeación y Gestión definidos por la Superintendencia Nacional de Salud.
8. Responder por la correcta organización y archivo de los documentos soporte derivados de la operación del Grupo.
9. Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional y sus componentes.
10. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al Grupo, en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
11. Realizar la respectiva estructuración, verificación y habilitación dentro de los diferentes procesos de selección de contratistas identificando, determinando e indicando el conjunto de indicadores financieros, considerando los de capacidad financiera y capacidad organizacional, que deben utilizarse para habilitar la participación de proponentes y/u oferentes dentro de los diferentes procesos de selección de contratistas y procesos de compras públicas que adelanta la Entidad.
12. Ejercer la supervisión de los contratos, cuando haya sido designado de conformidad con la Ley, y el manual de contratación y supervisión de la entidad.
13. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
ARTÍCULO 8o. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> El Grupo Interno de Trabajo Contribución y Apoyo Técnico a la Subdirección Financiera desarrollará las funciones que se relacionan continuación:
1. Coordinar y efectuar seguimiento a todos los trámites y procedimientos relacionados con la gestión de las solicitudes de Liquidaciones adicionales de la Tasa, hasta la vigencia 2019.
2. Efectuar las acciones necesarias para que se cierren brechas del proceso de Tasa en coherencia con lo establecido en el numeral 4 del articulo 3 de la Resolución 1520 de 2014 y las que se requieran articular para el correcto funcionamiento del proceso de recaudo de la Contribución.
3. Hacer seguimiento en el sistema de información que maneje la Entidad, del cargue oportuno de los vigilados que deben pagar la Contribución.
4. Solicitar información, corrección de inconsistencias y demás inherentes a los vigilados, haciendo seguimiento de las actividades propias de la Subdirección Financiera.
5. Revisar el consolidado de los vigilados e informar posibles inconsistencias que se presenten al área correspondiente.
6. Verificar que la información financiera que constituye la base gravable para el cálculo de la Contribución se encuentre debidamente cargada en los sistemas que maneja la Entidad.
7. Elaborar los análisis necesarios para sustentar la Resolución que fijará las tarifas a los vigilados sujetos del recaudo de la Contribución.
8. Preparar Elaborar para firma del Subdirector Financiero el proyecto de acto administrativo que fije anualmente la tarifa y fechas de recaudo oportuno de la Contribución.
9. Coordinar las acciones necesarias para que en cada vigencia la Subdirección Financiera, previo a efectuar el cálculo del valor a pagar, ponga a disposición de los sujetos pasivos de la Contribución, los recibos de pago por los medios que la Entidad determine.
10. Divulgación a los vigilados de la información necesaria para el recaudo oportuno de la Contribución.
11. Mantener actualizada el sistema de información que se derive como resultado de las gestiones adelantadas en ejercicio del recaudo de la Contribución.
12. Atender las solicitudes de información, consultas y demás solicitudes que se deriven de las actividades propias del Grupo Interno de Contribución y apoyo técnico a la Subdirección Financiera.
13. Elaborar análisis que permitan proponer políticas en asuntos financieros al subdirector.
14. Apoyar las tareas transversales, así como los análisis a la consistencia y razonabilidad de la información requerida para desarrollar las actividades propias de la Subdirección Financiera.
15. Servir de enlace y apoyo ante las oficinas asesoras para la presentación de informes que se requieran por estas.
16. Hacer seguimiento y presentar los correspondientes informes consolidados a las operaciones contables, de tesorería, financieras, presupuestales y de recaudo.
17. Apoyar técnicamente a los demás grupos que hacen parte de la Subdirección Financiera en el levantamiento de información, revisión y presentación de informes a las entidades de control y vigilancia.
18. Elaborar estudios que permitan la toma de decisiones respecto a todos los ingresos que reciba la Superintendencia, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.
19. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.
20. Responder por la correcta organización y archivo de los documentos soporte derivados de la operación del Grupo.
21. Ejercer la supervisión de los contratos, cuando haya sido designado de conformidad con la Ley, y el manual de contratación y supervisión de la entidad.
22. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
ARTÍCULO 9o. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Modificar el artículo 20o de la Resolución No. 000180 de 2014, el cual quedará así:
ARTÍCULO 20o. - El grupo interno de trabajo de Contratación de Bienes y Servicios de la Subdirección Administrativa desarrollará las funciones que se relacionan a continuación:
1. Coordinar y adelantar todos los trámites y procedimientos relacionados con la gestión contractual.
2. Coordinar con las dependencias de la Superintendencia, la estructuración de los estudios previos.
3. Elaborar los pliegos de condiciones o documentos de invitación para los procesos de contratación que lo requieran.
4. Elaborar los contratos, convenios y demás documentos contractuales que requiera la Superintendencia, y velar por su perfeccionamiento, cumplimiento y liquidación.
5. Proyectar los actos administrativos que se originen con ocasión de la gestión contractual.
6. Apoyar el proceso de prevención y resolución de conflictos que se puedan presentar en materia de contratación y demás que le sean asignados.
7. Elaborar y expedir las certificaciones contractuales y aprobación de garantías.
8. Elaborar los documentos jurídicos que en materia de contratación se requieran, así como las respuestas a consultas, derechos de petición y demás documentos que se soliciten.
9. Mantener actualizada la base de datos de la actividad contractual.
10. Coordinar y adelantar todos los trámites y procedimientos relacionados con la actividad contractual a través de los sistemas de publicación dispuestos por la autoridad competente.
11. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al Grupo.
12. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización de los procesos como de los procedimientos conforme a las normas legales vigentes, las necesidades de la institución y la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.
13. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.
14. Coordinar y adelantar todos los trámites y procedimientos relacionados con la verificación de las hojas de vida del SIGEP de los contratistas.
15. Responder por la correcta organización y archivo de los documentos soporte derivados de la operación del Grupo.
16. Presentar los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados.
17. Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema de Gestión Institucional y sus componentes.
18. Ejercer la supervisión de los contratos, cuando haya sido designado de conformidad con la Ley, el manual de contratación y supervisión de la entidad.
19. Apoyar desde el punto de vista contractual la consolidación del Plan Anual de Adquisiciones, así como el seguimiento desde el punto de vista de la planeación contractual.
20. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
ARTÍCULO 10o. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Modificar el artículo 23o de la Resolución No. 000180 de 2014, el cual quedará así:
ARTÍCULO 23o.- El grupo interno de trabajo de Recursos Físicos de la Subdirección Administrativa desarrollará las funciones que se relacionan a continuación:
23.1 FUNCIONES GENERALES
1. Apoyar en la formulación de políticas, procesos y procedimientos relacionados con la administración de los bienes y prestación de los servicios generales.
2. Adelantar las gestiones pertinentes para el aseguramiento de todos los bienes de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos institucionales y las normas vigentes.
3. Brindar la información correspondiente para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.
4. Constituir la Caja Menor de Gastos Generales de la Superintendencia Nacional de Salud y gestionar los recursos económicos necesarios, realizando los trámites correspondientes hasta el reembolso y su legalización.
5. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización de los procesos como de los procedimientos conforme a las normas legales vigentes, las necesidades de la institución y la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo interno de trabajo.
6. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el grupo interno de trabajo.
7. Presentar los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados.
8. Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional y sus componentes.
9. Responder por la correcta organización y archivo de los documentos soporte derivados de la operación del grupo interno de trabajo.
10. Ejercer la supervisión de los contratos, cuando haya sido designado de conformidad con la Ley, y el manual de contratación y supervisión de la entidad.
11. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
23.2 FUNCIONES EN MATERIA DE SERVICIOS GENERALES.
1. Brindar asesoría, asistencia técnica, operativa o administrativa en materia de administración, manejo y conservación de bienes.
2. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al grupo, en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
3. Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles puestos bajo cualquier título a disposición de la Superintendencia Nacional de Salud.
4. Coordinar y controlar los requerimientos relacionados con la prestación de los servicios generales y seguros, para amparar los activos y empleados públicos de la Entidad
5. Controlar y hacer seguimiento a la prestación de los servicios administrativos (aseo y cafetería, vigilancia, suministro de elementos de oficina, servicios públicos, entre otros) para garantizar el funcionamiento de la Entidad, de acuerdo con lineamientos establecidos y las normas vigentes.
6. Diseñar y proponer alternativas de distribución de oficinas y puestos de trabajo teniendo en cuenta las condiciones de ergonomía, y seguridad industrial.
7. Adelantar los trámites de contratación y supervisión requeridos para la ejecución del Programa Anual de Servicios Generales y de Mantenimiento.
8. Elaborar, implementar y hacer el seguimiento de cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura física de la entidad.
9. Coordinar las reparaciones de los bienes inmuebles y bienes muebles y mejoras locativas que se requieran.
10. Atender, tramitar y hacer seguimiento a las solicitudes de mantenimiento presentadas a través del aplicativo de servicios generales.
11. Mantener actualizado el aplicativo de servicios generales.
12. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo
13. Atender, tramitar y brindar apoyo logístico a las solicitudes de préstamo de sala, para la realización de las diferentes reuniones que se soliciten por parte de los servidores públicos, a través del aplicativo dispuesto para tal fin.
23.3 FUNCIONES EN MATERIA DE ALMACEN
1. Administrar, controlar, almacenar, conservar, custodiar, distribuir y suministrar los bienes devolutivos y de consumo de la Entidad, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes.
2. Proyectar e informar las necesidades de elementos de consumo y devolutivos, con base en el histórico y requerimientos de la Entidad.
3. Recibir, clasificar e identificar los elementos y equipos que se reciban en el Almacén por las diferentes modalidades de contratación, en forma física y virtual.
4. Atender en forma oportuna las solicitudes de elementos de las diferentes dependencias de la Superintendencia a nivel nacional.
5. Registrar los ingresos, egresos, reintegros y traslados de equipos y elementos de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
6. Efectuar periódicamente los recuentos y levantamientos físicos de bienes, selectivos en el Almacén y bodegas.
7. Planear, programar, controlar y supervisar los procedimientos de almacenamiento, aseguramiento, suministro, custodia, distribución y baja de los bienes necesarios para el buen funcionamiento institucional.
8. Coordinar y operar el Sistema de Información de Almacén e Inventarios de la Superintendencia.
9. Realizar el procedimiento para el levantamiento de inventario de la Superintendencia Nacional de Salud, teniendo en cuenta la normatividad vigente
10. Solicitar, registrar, almacenar, controlar, conservar, custodiar y suministrar los bienes devolutivos y de consumo requeridos por las diferentes áreas de la Superintendencia Nacional de Salud, para su correcto funcionamiento.
11. Reportar mensualmente al Grupo de Contabilidad, los movimientos de bienes de consumo y devolutivos.
12. Realizar los procesos de baja que se requieran en la entidad e informar al Grupo de Contabilidad.
23.4 FUNCIONES EN MATERIA DE PARQUE AUTOMOTOR:
1. Monitorear, controlar y gestionar todos los procedimientos para la administración del parque automotor de la Superintendencia Nacional de Salud.
2. Coordinar con las dependencias que tengan asignados vehículos de conformidad con la normatividad vigente, la prestación del servicio por los conductores, para el desarrollo de la misión institucional.
3. Mantener actualizados los seguros, impuestos, licencias, revisión técnico-mecánica y demás documentos necesarios para la operación de los vehículos de la Superintendencia Nacional de Salud.
4. Adelantar los estudios y gestiones necesarias para garantizar la contratación de las necesidades requeridas para el mantenimiento preventivo, correctivo y suministro de combustible.
5. Controlar y registrar el consumo de gasolina de cada vehículo al servicio de la Superintendencia Nacional de Salud, conforme a los lineamientos definidos por la Entidad.
6. Controlar que los conductores cumplan las instrucciones impartidas por la Entidad sobre el uso adecuado de los vehículos y su parqueo en las instalaciones de la Superintendencia los fines de semana, así como efectuar seguimiento a posibles infracciones de tránsito y cualquier otro incidente que se presente.
7. Llevar y custodiar el archivo documental de todos los vehículos que conforman el parque automotor de la Superintendencia Nacional de Salud.
8. Mantener, actualizar e implementar el Plan Estratégico de Seguridad Vial en coordinación con el Comité de Seguridad Vial, conforme a los estándares establecidos en la normatividad vigente.
23.5 FUNCIONES EN MATERIA DE ASUNTOS AMBIENTALES.
1. Formular, documentar, implementar y desarrollar las actividades necesarias a fin de dar cumplimiento al Subsistema de Gestión Ambiental- SGA.
2. Integrar el Sistema de Gestión Ambiental con los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión -SIG.
3. Coordinar y vigilar el proceso de preparación de los planes, programas y procedimientos que permitan el desarrollo del Subsistema de Gestión Ambiental de la Entidad.
4. Atender la realización de los ejercicios de auditoría interna y externa para la verificación del Subsistema de Gestión Ambiental en la Entidad.
5. Socializar los resultados obtenidos en materia ambiental a nivel institucional
6. Velar por el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y de otros compromisos que la Superintendencia suscriba en materia ambiental.
7. Apoyar de manera dinámica y responsable los comités y reuniones donde se desarrollen ternas del Subsistema de Gestión Ambiental.
8. Preparar y presentar informes a la alta dirección de la. Superintendencia Nacional de Salud. sobre la gestión y desempeño ambiental
9. Tornar decisiones con base en la información actualizada de los avances, desempeño ambiental y mejora continua del Subsistema de Gestión Ambiental.
10. Las demás que se desprendan de su naturaleza y se requieran para el cumplimiento de una adecuada Gestión Ambiental y de Desarrollo Sostenible en la Superintendencia Nacional de Salud.
ARTÍCULO 11. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Modificar el artículo 26, de la Resolución No 180 de 2014, el cual quedará así:
ARTÍCULO 26o. - El Grupo Interno de Trabajo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa, desarrollará las funciones que se relacionan a continuación:
1. Apoyar en la formulación de políticas, procesos y procedimientos relacionados con la Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud.
2. Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema de Gestión Documental Institucional y sus componentes.
3. Dirigir y supervisar la ejecución, monitoreo, control y mejoramiento de los procedimientos de Gestión Documental de la Entidad.
4. Coordinar, supervisar y controlar la organización, almacenamiento, preservación, recuperación y consulta de la documentación de la Entidad.
5. Brindar asesoría, asistencia técnica, operativa o administrativa a las dependencias en materia de Gestión Documental y Archivo.
6. Apoyar a las distintas dependencias en la organización y administración de los archivos de gestión, así como supervisar la organización del archivo central e histórico de la Entidad.
7. Realizar la actualización de las Tablas de Retención Documental cuando sean requeridas por las áreas de la Entidad, efectuando la implementación y parametrización en el sistema de radicación de la entidad.
8. Recibir, controlar y custodiar las trasferencias documentales primarías de los archivos de gestión de las diferentes dependencias, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental de la Entidad.
9. Realizar la transferencia documental secundaria al Archivo General de la Nación del archivo histórico de la Entidad.
10. Realizar la verificación sobre el trámite de documentación que requiera la autenticación de copias por parte de la Secretaría General.
11. Coordinar y operar el Sistema de información de Correspondencia de la Superintendencia.
12. Apoyar a las dependencias desde el punto de vista funcional en el uso del sistema de radicación de la Entidad.
13. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al Grupo, en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
14. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización de los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y las necesidades de la institución y la estructuración de indicadores de gestión, que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.
15. Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema de Gestión Institucional y sus componentes.
16. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.
17. Presentar los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados.
18. Ejercer la supervisión de los contratos, cuando haya sido designado de conformidad con la Ley, y el manual de contratación y supervisión de la entidad.
19. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
ARTÍCULO 12. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Modificar el 29 de la Resolución No. 000180 de 2014, el cual quedará así
ARTÍCULO 29.- El grupo interno de trabajo de Correspondencia de la Subdirección Administrativa desarrollará las funciones que se relacionan a continuación:
1. Coordinar, supervisar y controlar de forma eficiente el procedimiento para el recibo, registro, y digitalización en el sistema de correspondencia, y su distribución a las diferentes dependencias, respecto a los documentos recibidos en nuestra Entidad, sean estos físicos o electrónicos.
2. Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos para la recepción y distribución, producción y envío de la documentación de la entidad.
3. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de los bienes y/o servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al Grupo, en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
4. Realizar seguimiento al operador de correspondencia.
5. Adelantar la gestión contractual y la gestión post contractual de los contratos cuya ejecución se encuentre a cargo del Grupo de Correspondencia.
6. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización de los procesos como de los procedimientos conforme a las normas legales vigentes, las necesidades de la institución y la estructuración de indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.
7. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el Grupo.
8. Presentar los informes propios de su gestión y los que le sean solicitados.
9. Apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional y sus componentes.
10. Responder por la correcta organización y archivo de los documentos soporte derivados de la operación del Grupo
11. Ejercer la supervisión de los contratos, cuando haya sido designado de conformidad con la Ley, el manual de contratación y supervisión de la entidad.
12. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
ARTÍCULO 13. SOBRE LA DESIGNACIÓN DE COORDINADORES Y UBICACIÓN DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS PERTENECIENTES A LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> Los empleados públicos que a la fecha de expedición de la presente resolución se encuentran asignados como Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo de Talento Humano, Notificaciones, Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Control Financiero de Cuentas, Contratación de Bienes y Servicios, Recursos Físicos, Gestión Documental, y Correspondencia, continuarán ejerciendo la asignación o designación a ellos efectuada y percibiendo el sobresueldo legal al que tienen derecho.
Igualmente, los empleados públicos que ocupan empleos de la planta de personal a la fecha de expedición de la presente resolución y que se encuentran ubicados, en los Grupos Internos de Trabajo de Talento Humano, Notificaciones, Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Control Financiero de Cuentas, Contratación de Bienes y Servicios, Recursos Físicos, Gestión Documental y Correspondencia, continuarán adscritos o ublcados en los respectivos Grupos en que se encuentran.
ARTÍCULO 14. - VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 132216 de 2021> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y modifica en lo pertinente los artículos 1o, 2o, 5o, 8o, 11o, 14o, 17o, 20 y 23 de la Resolución 000180 de 2014; igualmente, deroga los artículos 3, 4, 6, 7, 9, 10, 12, 13, 15, 16, 18, 19, 21, 22, 24, 25, 27, 28, 30, y 31 de la Resolución 000180 de 2014, derogando integralmente las Resoluciones 001227 de 2015 y 6395 del 5 de julio de 2019.
En todo caso, la presente derogatoria no incluye ni implica la revocatoria o terminación de la designación de los Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo modificados por la presente resolución, que actualmente se desempeñan en ese rol. Tampoco incluye ni implica la revocatoria, terminación o modificación de la ubicación de los empleados públicos que desempeñan sus funciones en estos Grupos.
La presente resolución, no modifica ni deroga los artículos que reglamentan lo referente a la Oficina Asesora Jurídica contenidos en la Resolución 000180 de 2014.
Dada en Bogotá D.C., a los 18 MAR 2020 del año 2020.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
FABIO ARISTIZÁBAL ÁNGEL
Superintendente Nacional de Salud
1. "Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de /os empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones"
